Pátek 3. července 2020, svátek má Radomír
  • schránka
  • Přihlásit Můj účet
  • Pátek 3. července 2020 Radomír

Hrubky, emoce, špatný pozdrav. Vyhněte se hloupým chybám v e-mailu

aktualizováno 
E-mail je ve většině zaměstnání komunikačním prostředkem číslo jedna. S jeho častým používáním však přibývá také trapasů. Jak předejít nejčastějších chybám v elektronické poště, radí psycholog Dalibor Špok.

Nejtrapnější řešení trapasu je předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

1Přepošleme něco, co není určeno adresátovi

Poté, co si s kolegou e-mailem vyměníme několik vtipů a osobních názorů, přepošleme ho jiné osobě a zapomeneme, že celá oblast konverzace pod zprávou jí nebyla v žádném případě určena.

Obrana je jednoduchá: nepoužívejte vůbec funkci přeposílání. Odstraňte z aplikace toto tlačítko. Pokud potřebujete komukoli přeposlat jakoukoli část e-mailu, prostě ji zkopírujte. Pokud budete potřebovat přeposlat přílohu, přetáhněte ji myší do nové zprávy.

Nikdy nepřidávejte na již probíhající konverzaci další adresáty. Můžete zapomenout, co vše již e-mail obsahuje. Váš adresát si nemusí všimnout, že je zde nový příjemce, a svůj text nepřizpůsobí. Pokud je potřeba, raději založte novou e-mailovou zprávu a důležité vkopírujte. 

2Zapomínáme vkládat přílohy či psát předmět e-mailu

Riziko této chyby snížíme tím, že vyplňujeme e-mail přesně v pořadí toho, na co nejčastěji zapomínáme: nejprve vložíme přílohu (nebo konstatujeme, že žádná není), potom napíšeme předmět a až poté text.

3Náhodně odešleme rozepsanou zprávu

Adresáta zadávejme až jako poslední údaj. Pokud se jedná o odpověď na příchozí e-mail, kde je příjemce už vyplněný, pak doporučuji zrušit klávesovou zkratku pro rychlé odeslání, neboť nejčastěji e-mail náhodně odešleme právě takto.

Můžeme si také nainstalovat zpožďovače odchozí pošty, které skutečné odeslání zdrží o interval, jejž si nastavíme. Tento trik využijeme i při trapné situaci, kdy odešleme klíčovou zprávu a vzápětí si uvědomíme, že jsme popletli adresáta nebo text.

4Překlepy a chyby

Jak psát e-mail

  • Předmět zprávy má příjemce zaujmout a má být výstižný.
  • Nepleťte si pole kopie a komu, podle toho je jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah jen na vědomí.
  • Posíláte-li mail skupině adresátů, kteří se neznají, vložte adresy do skryté kopie.
  • Formátování textu je dobré, užívejte číslování, odrážek, barev a velikostí písma. 
  • Pamatujte, podpis je vizitkou. Nejčastěji bývá na začátku řádku vlevo, pravidlo není stanoveno. 

Zdroj: Gopas

Zapněme kontrolu pravopisu, ale rozhodně vypněme automatické opravy. Pokud kopírujeme část textu z jiného e-mailu, buďme obzvláště pozorní, zda nebyl adresován osobě jiného pohlaví či neobsahuje nějaké nepatřičné údaje, abyste neudělali faux-pas.

Vytváříte-li šablony textů pro opakované použití, nepoužívejte v nich jazyk specifický pro rod adresáta („Pokud nemůžete e-mail najít“ je lepší formulace než „Pokud jste e-mail neobdržel/a“ apod.).

Seznamte se ideálně se základy internetové etikety, tím se vyřeší záhada, proč zákazníci nereagují na váš obchodní e-mail s oslovením „Vážení“ a nejsou si jisti, zda si děláte legraci, loučíte-li se takřka prvorepublikově „S dokonalou úctou“.

5E-mail přehlédneme a nereagujeme na něj

Vytvořte si jednoduchá pravidla: Přesunujte všechny vyřízené zprávy z doručené pošty jinam. Označte nebo přesuňte do speciální složky e-maily, které jste již četli, ale jejichž vyřízení vám bude chvíli trvat. Doručenou poštu i tuto složku „K vyřízení“ pravidelně kontrolujte. Můžete si stanovit maximální počet e-mailů, který si v těchto složkách povolíte. Když je jich víc, musíte konat: něco vymazat, přesunout jinam, rychle odpovědět, delegovat apod.

6Odpovíme emotivně a litujeme toho

Nikdy ihned neodpovídejte na e-mail, který ve vás vzbudil negativní pocity. Čím větší je vaše emoce, tím déle odložte odpověď. Je-li to možné, neřešte zásadnější spor e-mailem, využijte telefonické nebo osobní komunikace. V e-mailových zprávách nedokážeme číst nuance emocí a mnohoznačné významy slov. Může se proto stát, že věty pochopíme nesprávně a naší emotivní reakcí způsobíme údiv druhé strany.

7Nestíháme reagovat

Nečekejte na netrpělivé urgence. Rozešlete krátkou odpověď na všechny nevyřízené zprávy typu: „Omlouvám se za zpoždění, bohužel musím vyřídit spoustu e-mailů.“ Adresát ví, na čem je, a to je lepší, než když nedostane reakci žádnou.

Povede-li se nám jakýkoli e-mailový trapas, napravme jej osobní komunikací (nebo telefonicky), omluvou, otevřeným konstatováním „to je tedy trapas“. Jsme-li na opačné straně, obraťme věc v humor. Nejtrapnější řešení trapasu je totiž předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala.

Autor:
  • Nejčtenější

Peníze zapomněla v bankomatu, poctivého nálezce odmítli v bance i na úřadě

Stát se to může každému z nás. Jsme zamyšlení, roztržití nebo nám zrovna zazvoní telefon a tak transakci u bankomatu...

Kolik kdo dnes vydělává? A jak naše mzdy ovlivní krize?

Průměrná mzda se v prvním čtvrtletí letošního roku zvýšila na 34 077 korun. Kdo na průměrnou mzdu dosáhl a kde se...

Poradna: může zaměstnavatel chtít vědět, kam pojedu na dovolenou?

S ústupem pandemie koronaviru se opět otevírají hranice. Vycestovat na dovolenou do ciziny je již možné. Nemusí to být...

Vysněná dovolená se nekonala, přesto má zaplatit 24 tisíc. Jak se bránit?

Když si objednáme zájezd u cestovní kanceláře, očekáváme, že ta se o vše postará a my nemusíme nic řešit. Jak ovšem...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Poslední benefit: outplacement. Jak vám pomůže?

Firmy, které nezvládly náročné období pandemických opatření, začínají propouštět. Jen za květen přišlo o práci 12 104...

Na podzim může přijít katastrofa, varuje bývalý viceguvernér centrální banky

Premium Patří mezi nejtalentovanější a nejznámější ekonomy v Česku. V pouhých 32 letech se stal viceguvernérem České národní...

Velké srovnání cen zubařských zákroků. V regionech se liší i o tisíce

Premium Stomatologie je už léta oborem, v němž pacienti musí hodně platit. Pomalu se to ale mění. Akutní péče je díky větší...

Radit lidem, aby během pandemie seděli doma, byla chyba, říká Pavel Pafko

Premium Zdůrazňuje, že není žádný king, ani se nepovažuje za mimořádně talentovaného. Pavel Pafko prý jen pracoval víc než...

  • Další z rubriky

Pětadvacet let byl ajťák. Od loňska podniká a jeho chléb už znají ve světě

Učí lidi péct chleba a prodává kvásek. Epidemie jeho podnikání neublížila, spíše naopak. „Myslím, že chléb jako...

Začínala od nuly, dnes má vlastní kosmetickou značku. Stála ji miliony

Teprve nedávno překročila třicítku a už se může pyšnit vlastní kosmetickou značkou. Klára Rott vsadila na čistě...

Je váš šéf pohodář, či depkař? A jak s ním vyjít na dálku?

Některým zaměstnancům díky tomu, že nemusí svého šéfa vídat denně, začala zase chutnat snídaně. Jiní bez jeho...

Restart ekonomiky bude rychlý, míní ekonom Petr Borkovec

Jako Česko jsme z krize, kterou přinesla pandemie, vyšli dobře. Bylo skvělé, že jsme si dokázali sami pomoci, myslí si...

O novém vztahu jsem svého manžela informovala, říká Světlana Witowská

Moderátorka Světlana Witowská (47) kromě konce v hlavních zpravodajských pořadech České televize řeší také nový vztah....

Výpadek systémů T-Mobilu pokračuje. Operátor přestal účtovat mobilní data

Už téměř 24 hodin nefungují T-Mobilu interní systémy. Podle operátora si náprava vyžádá desítky hodin. Problém nastal v...

Peníze zapomněla v bankomatu, poctivého nálezce odmítli v bance i na úřadě

Stát se to může každému z nás. Jsme zamyšlení, roztržití nebo nám zrovna zazvoní telefon a tak transakci u bankomatu...

Bývalá pornoherečka Mia Khalifa žádá stažení videí. Fanoušci sepsali petici

Fanoušci bývalé pornoherečky jménem Mia Khalifa (27) požadují v nové petici, aby byla z internetu stažena veškerá videa...

Na podzim může přijít katastrofa, varuje bývalý viceguvernér centrální banky

Premium Patří mezi nejtalentovanější a nejznámější ekonomy v Česku. V pouhých 32 letech se stal viceguvernérem České národní...