Chcete-li v práci něco po pracovnících IT, napište jim email

aktualizováno 
Až 35 procent zaměstnanců považuje IT oddělení za brzdu firemního úspěchu. Zaměstnanci firem se totiž s experty přes výpočetní techniku obtížně domlouvají. Nejlepší variantou pro komunikaci s výpočetním oddělením je přes email. Nejen, že máte vše písemně podloženo, ale také větší jistotu, že se IT specialista k vašemu problému dostane.
Ilustrační snímek

(ilustrační snímek) - počítač, údiv | foto: Profimedia.cz

Většina z těch, kdo pracuje v oddělení informačních technologií (odtud IT neboli ajťák) je považována za líné podivíny, se kterými není možné se domluvit. Ajťáci zase nepochopí, že někdo nezná rozdíl mezi softwarem a hardwarem.

Zlost na sebe mohou mít obě strany, neboť se neumějí domluvit mezi sebou. Zatímco zaměstnanci využívají laický slovník, IT zase pracuje s výrazy, kterým nikdo jiný nerozumí. Dochází tak často k nepřesným zadáním úkolů. Práci pak musí IT oddělení ke své zlosti třeba několikrát předělávat, než se doberou toho, co se od nich požadovalo.

Problém se dá snadno odstranit tím, že zaměstnanci budou více vzděláváni v problematice informačních technologií a takzvaní ajťáci zase budou školeni komunikovat tak, aby jim ostatní rozuměli.

"Už jste restartovali?"

Pracovníci IT se shodují - ostatní ve firmě by měli pochopit, že jejich úkolem není jen opravovat rozbité myši a nefunkční monitory. „Správa systémů ve firmě je něco jiného než správa domácího počítače,“ upozorňuje Richard Novák, manažer koncepce Managed ICT services ve společnosti Telefónica O2.

Pak už stačí jen obvyklá otázka, jakou vás IT uvítá, když se na něj obracíte s nefunkčním počítačem: „Už jste restartovali?“ Zaměstnance tento dotaz obvykle rozzuří.

Avšak i ajťáci mají někdy důvod ke vzteku, neboť jim ostatní přidělávají práci rozesíláním e-mailů s různými animovanými vtipy na velké skupiny lidí či s ukládáním nepotřebných dat a velkých souborů na několik míst v počítačové síti zároveň. Díky tomuto zlozvyku pak každá síť dříve nebo později trpí nedostatkem místa. IT pracovníci pak musí pracně procházet všechny složky a hledat duplicitní soubory.

Horká linka, nebo formuláře?

Firmy se snaží problémovou komunikaci usměrnit, ale některá opatření jsou jen drahá a ničemu nepomůžou. Oblíbená je takzvaná horká linka, avšak kvůli ní se IT často dostávají do situace, kdy jen telefonují a vykonávají několik úkolů najednou, přičemž některé z nich zapomínají řešit.

Firmy to tedy řeší třeba tím, že telefony zvedá asistentka, která požadavky sepíše a IT předává. Podle Tomáše Jabůrka, ředitele IT provozu v Raiffeisenbank je však asistentka, která výpočetní technice a firemním systémům nerozumí, nejhorší řešení. "Je to velmi nákladné a navíc ajťák stejně musí zaměstnancům zpátky volat, aby se dozvěděl, kde je problém," vysvětluje.

Asistentka sama nedokáže posoudit, jak je problém naléhavý, a tak se někdy stává, že zaměstnanec nepracuje půl dne, neboť jeho počítač nefunguje. Čeká, až se na něj dostane řada, i když problémy, které byly hlášeny dříve, zdaleka nejsou tak závažné.

Jak je skamarádit?

 Najít způsob, aby se oddělení IT a zbytek firmy domluvily, bývá problém pro řadu firem. Ideální totiž nejsou ani e-maily nebo formuláře na intranetu, s nimiž se zaměstnanci potýkají: nejdříve když je hledají, a pak, když je mají vyplnit. Problém často neumí někdy správně popsat, takže jim nakonec IT musí zavolat.

Řešení podle Tomáše Jabůrka je, pokud se spojí hot-line spolu s přednastavenými formuláři. "Horká linka je dobrá, pokud někdo potřebuje pomoci s velmi naléhavým nebo složitým problémem. Naopak formulář je dobrý v případě, že potřebujete od IT pomoc, ale nespěcháte a přesně víte, o co žádáte," vysvětluje Tomáš Jabůrek systém, který se osvědčil v Raiffeisenbank.

Úspora nervů (IT oddělení i zbytku firmy) a peněz také spočívá v komunikaci přes intranet, pokud to situace dovolí. Pomůže například intranetová nástěnka, na níž zaměstnanci mohou vidět, jaký problém IT momentálně řeší, a není tedy nutné, aby na hot-line volalo třeba deset lidí kvůli tomu, že nefunguje jedna tiskárna. Zkrátka předtím, než zavolají, ověří si, zda už se v IT nepracuje na její opravě.

24. - 25. 5. proběhnou volby do Evropského parlamentu v České republice.
Celkem kandiduje 39 uskupení. S výběrem vám může pomoci volební kalkulačka.
Inventura hlasování zjistí, ke kterému současnému poslanci máte nejblíže.

Nejčtenější

Kluk z Vršovic vyvíjí počítačové hry pro miliony hráčů na celém světě

Adam Konrád, český herní programátor v Bethesda Game Studios v Dallasu

Že chce pracovat s počítači, věděl Adam Konrád už na základní škole, ale neuměl si představit nic konkrétního. Navzdory...

Zmapováno: které spořicí účty zhodnotí vklady střadatelů nejvíce

ilustrační snímek

Úrokové sazby na spořicích účtech se u některých bank mírně zvedají. U nejlepších lze dosáhnout na úročení v rozpětí...

Kvíz: Jste připraveni na problémy při zahraniční dovolené?

ilustrační snímek

Prázdniny už sice za dva týdny končí, ale možná se právě teď chystáte na dovolenou do ciziny. Víte, co dělat, když se...

Hypotéky opět zlevnily, přesto zájem o ně klesá

ilustrační snímek

Hypotéky zlevňují, a to už pátý měsíc. Snižováním sazeb se banky snaží bojovat o každého klienta. Průměrná úroková...

Finanční plánování: Jak vyjít s penězi, když jste sami na dítě

ilustrační snímek

V posledních letech se ročně rozvede kolem 25 tisíc manželství. Rozpadají se přitom častěji rodiny s nezletilými dětmi....

Další z rubriky

Naši práci ovlivňují chutě Čechů i počasí, říká šéf patnácti řeznictví

Pavel Holeček vede všech patnáct řeznictví řetězce hypermarketů Globus

Dobře připravené maso a skvělou uzeninu umí Češi ocenit. Dalo by se proto očekávat, že o toto řemeslo mají mladí lidé...

Už jako malý chtěl vlastní módní značku. Má ji. A taky milionové tržby

Jakub Kofroň vyrábí a prodává spodní prádlo pod značkou El.Ka.

První trenýrky šila jeho maminka, on založil firmu ve svých patnácti. Dnes je mu 28 a z El.Ky pěkný byznys s obratem 14...

Restaurace, lunapark či virtuální realita. Pracovní pohovor má mnoho podob

ilustrační snímek

Tradiční pracovní pohovory se mohou jevit jako překonané a nezáživné, v náboru jsou však stále využívány. Vzdělání a...

Turecká lira. Došla investorům trpělivost?

Turecká lira. Došla investorům trpělivost?

Kurzy.cz Turecká lira patřila během posledních tří měsíců k nejvíce posilujícím měnám rozvojových trhů, a to jak vůči dolaru, ta...

Advantage Consulting, s.r.o.
VÝROBNÍ PLÁNOVAČ

Advantage Consulting, s.r.o.
Ústecký kraj
nabízený plat: 30 000 - 40 000 Kč

Najdete na iDNES.cz