Chcete-li v práci něco po pracovnících IT, napište jim email

aktualizováno 
Až 35 procent zaměstnanců považuje IT oddělení za brzdu firemního úspěchu. Zaměstnanci firem se totiž s experty přes výpočetní techniku obtížně domlouvají. Nejlepší variantou pro komunikaci s výpočetním oddělením je přes email. Nejen, že máte vše písemně podloženo, ale také větší jistotu, že se IT specialista k vašemu problému dostane.
Ilustrační snímek

(ilustrační snímek) - počítač, údiv | foto: Profimedia.cz

Většina z těch, kdo pracuje v oddělení informačních technologií (odtud IT neboli ajťák) je považována za líné podivíny, se kterými není možné se domluvit. Ajťáci zase nepochopí, že někdo nezná rozdíl mezi softwarem a hardwarem.

Zlost na sebe mohou mít obě strany, neboť se neumějí domluvit mezi sebou. Zatímco zaměstnanci využívají laický slovník, IT zase pracuje s výrazy, kterým nikdo jiný nerozumí. Dochází tak často k nepřesným zadáním úkolů. Práci pak musí IT oddělení ke své zlosti třeba několikrát předělávat, než se doberou toho, co se od nich požadovalo.

Problém se dá snadno odstranit tím, že zaměstnanci budou více vzděláváni v problematice informačních technologií a takzvaní ajťáci zase budou školeni komunikovat tak, aby jim ostatní rozuměli.

"Už jste restartovali?"

Pracovníci IT se shodují - ostatní ve firmě by měli pochopit, že jejich úkolem není jen opravovat rozbité myši a nefunkční monitory. „Správa systémů ve firmě je něco jiného než správa domácího počítače,“ upozorňuje Richard Novák, manažer koncepce Managed ICT services ve společnosti Telefónica O2.

Pak už stačí jen obvyklá otázka, jakou vás IT uvítá, když se na něj obracíte s nefunkčním počítačem: „Už jste restartovali?“ Zaměstnance tento dotaz obvykle rozzuří.

Avšak i ajťáci mají někdy důvod ke vzteku, neboť jim ostatní přidělávají práci rozesíláním e-mailů s různými animovanými vtipy na velké skupiny lidí či s ukládáním nepotřebných dat a velkých souborů na několik míst v počítačové síti zároveň. Díky tomuto zlozvyku pak každá síť dříve nebo později trpí nedostatkem místa. IT pracovníci pak musí pracně procházet všechny složky a hledat duplicitní soubory.

Horká linka, nebo formuláře?

Firmy se snaží problémovou komunikaci usměrnit, ale některá opatření jsou jen drahá a ničemu nepomůžou. Oblíbená je takzvaná horká linka, avšak kvůli ní se IT často dostávají do situace, kdy jen telefonují a vykonávají několik úkolů najednou, přičemž některé z nich zapomínají řešit.

Firmy to tedy řeší třeba tím, že telefony zvedá asistentka, která požadavky sepíše a IT předává. Podle Tomáše Jabůrka, ředitele IT provozu v Raiffeisenbank je však asistentka, která výpočetní technice a firemním systémům nerozumí, nejhorší řešení. "Je to velmi nákladné a navíc ajťák stejně musí zaměstnancům zpátky volat, aby se dozvěděl, kde je problém," vysvětluje.

Asistentka sama nedokáže posoudit, jak je problém naléhavý, a tak se někdy stává, že zaměstnanec nepracuje půl dne, neboť jeho počítač nefunguje. Čeká, až se na něj dostane řada, i když problémy, které byly hlášeny dříve, zdaleka nejsou tak závažné.

Jak je skamarádit?

 Najít způsob, aby se oddělení IT a zbytek firmy domluvily, bývá problém pro řadu firem. Ideální totiž nejsou ani e-maily nebo formuláře na intranetu, s nimiž se zaměstnanci potýkají: nejdříve když je hledají, a pak, když je mají vyplnit. Problém často neumí někdy správně popsat, takže jim nakonec IT musí zavolat.

Řešení podle Tomáše Jabůrka je, pokud se spojí hot-line spolu s přednastavenými formuláři. "Horká linka je dobrá, pokud někdo potřebuje pomoci s velmi naléhavým nebo složitým problémem. Naopak formulář je dobrý v případě, že potřebujete od IT pomoc, ale nespěcháte a přesně víte, o co žádáte," vysvětluje Tomáš Jabůrek systém, který se osvědčil v Raiffeisenbank.

Úspora nervů (IT oddělení i zbytku firmy) a peněz také spočívá v komunikaci přes intranet, pokud to situace dovolí. Pomůže například intranetová nástěnka, na níž zaměstnanci mohou vidět, jaký problém IT momentálně řeší, a není tedy nutné, aby na hot-line volalo třeba deset lidí kvůli tomu, že nefunguje jedna tiskárna. Zkrátka předtím, než zavolají, ověří si, zda už se v IT nepracuje na její opravě.

Nejčtenější

Nad neplatiči nájmu může majitel snadno zvítězit, říká notář Neubauer

Radim Neubauer, prezident Notářské komory ČR

V Česku se množí případy, kdy majitel v dobré víře pronajme byt, ale z nájemníka se vyklube neplatič, který se navíc...

Desítky let v jedné firmě. Kdy je čas se zvednout

Ilustrační snímek

Stejná vrátnice, stejný stůl. Mění se jen kolegové, vedení, podmínky. Proč zůstávají někteří lidé v jedné práci desítky...

Šest pravidel, jak řídit svého šéfa, aby vás hodnotil lépe

Ilustrační snímek

Připusťme, že přímo řídit svého šéfa většinou nemůžeme. Schází nám k tomu potřebné páky. Co však řídit můžeme, je náš...

Šest zásadních změn, které má přinést novela zákoníku práce

Ilustrační snímek

Chystá se novela zákoníku práce. Co může letos čekat zaměstnance, přibližuje expertka na pracovní právo.

Suší maso pro vojáky i sportovce a chtějí dobýt Evropu

David Novák a Pavel Doležal z pardubické společnost Fine Gusto

Vypadají spíše jako studenti práv, přitom David Novák (28) a Pavel Doležal (30) založili a úspěšně řídí firmu Fine...

Další z rubriky

Vyrábí unikátní dřevěné brýle. A kupodivu nejsou z Číny

„Každou vizuální nebo řemeslnou stránku brýlí jsem tak vždy řešil s opravdovými...

Náhoda v podobě rozbitých dřevěných brýlí změnila třiatřicetiletému Ondřeji Bekovi jeho profesní život vzhůru nohama....

Dredy, piercing nebo tetování. Omezuje výstřední zevnějšek kariéru?

Ilustrační snímek

Přijít na pohovor ve vytahaném tričku nebo s tetováním na viditelném místě je pro některé uchazeče normální. Může...

Poradna: Vyhrožoval jsem šéfovi, může mě za to vyhodit z práce?

Ilustrační snímek

Komunikace je důležitou součástí pracovních vztahů. Někdy se ovšem může stát, že svému nadřízenému řekneme něco, čeho...

Nový hlas z ČNB: Češi, pracujte a více spořte!

Nový hlas z ČNB: Češi, pracujte a více spořte!

Kurzy.cz Vývoj koruny není v tomto týdnu moc vzrušující. Domácí kalendář je bez klíčových dat, přičemž na zahraniční dění, obzvl...

Najdete na iDNES.cz