Asistentka je pravou rukou šéfa

  8:01aktualizováno  8:01
Mnozí z těch, kteří znají práci v kanceláři jen zběžně, si myslí, že asistentce stačí pouze umět psát na počítači všemi deseti a vařit kávu. To však už dávno neplatí. Asistentka toho musí zvládnout mnohem více, a to s úsměvem a bezchybně.

Toto povolání je především o práci s lidmi, a tedy o komunikaci. Asistentka proto musí mít kultivovaný mluvený projev i stylistické schopnosti. Měla by být přátelská a kolegiální.

Dobrá asistentka musí být občas psychologem i diplomatem, musí být inteligentní, aby dokázala správně reagovat v nejrůznějších okamžicích. Měla by umět odhadnout náladu nadřízeného, obchodních partnerů či kolegů. Asistentku nemůže dělat žádná puťka, která se zalekne první nepříjemnosti. Tato profese je vhodná pro toho, kdo se nebojí jednání s lidmi.

Bez organizačních schopností to nejde
Asistentka si musí umět perfektně zorganizovat svou práci a ještě nosit v hlavě všechny termíny schůzek a úkolů svého šéfa. Měla by se rychle rozhodovat a flexibilně řešit neočekávané situace. „Musí být schopna zdvořile, ale nesmlouvavě vyprovodit nevítané návštěvy, stejně jako vřele přivítat návštěvy vítané, leč neohlášené,“ říká Lenka Škodová z poradenské společnosti M.C. Triton. „Při tom všem musí být stále milá, upravená a usměvavá.“ Aby to všechno zvládla, musí být především osobností.

Úspěšný manažer má schopnou asistentku
Asistentka, která dělá svou práci dobře, je skutečnou pravou rukou svého šéfa. Za úspěchem manažera se tak mnohdy skrývá právě kvalitní práce jeho asistentky a zkušený manažer ví, že se bez schopné asistentky neobejde. Vždyť ona připravuje jeho program, domlouvá a sleduje termíny schůzek a jednání, připravuje podklady a písemnosti, které on jen podepisuje.

Jaká by měla být dobrá asistentka:

inteligentní
pracovitá
loajální
mlčenlivá
tolerantní
flexibilní
samostatná
zdvořilá
organizačně schopná
jazykově vybavená
kolegiální
přátelská

Asistentka musí během dne myslet na spoustu věcí a vyřídit desítky maličkostí, bez nichž by se manažer neobešel. Dobrá asistentka je duší kanceláře. Význam její práce si mnozí vedoucí uvědomí až tehdy, když asistentka onemocní nebo odjede na dovolenou.

Pracovní doba podle šéfa
Naprostá většina inzerátů, jejichž prostřednictvím hledají firmy asistentky, požaduje časovou flexibilitu. Znamená to, že asistentka přizpůsobí svou pracovní dobu požadavkům a potřebám šéfa. A jeho pracovní doba zpravidla nebývá omezena osmi a půl hodinami denně. „Některé práce, jako evidence korespondence, příprava dopisů obchodním partnerům a podobně, lze vykonávat v jeho nepřítomnosti,“ vysvětluje Lenka Hronková z personální agentury Openn.

„Velká část prací však s přítomností nadřízeného přímo souvisí.“ Ale proto asistentka nemusí zůstávat v práci pravidelně přesčas. Zákoník práce se vztahuje i na ni. Pokud má tedy pracovní program vašeho šéfa rozpětí od brzkého rána do pozdního večera, je třeba, aby zaměstnavatel udělal taková organizační opatření, která zákoníku práce vyhoví. „Například přijal ještě druhou asistentku s tím, že se jejich pracovní doba bude určitou část dne překrývat, nebo jedna z nich bude pracovat pouze na poloviční úvazek,“ dodává Lenka Hronková.

Upravený vzhled a profesionální vystupování jsou pro asistentku stejně důležité jako její odborné schopnosti a dovednosti. Nejen šéf, ale každý, kdo vstupuje, si na prvním místě všimne toho, jak asistentka vypadá. A s tím si mnohdy spojí i svůj první dojem o firmě. Přitom není třeba být královnou krásy, mnohem podstatnější je celkový vzhled – upravený účes, jemné líčení, sladěné oblečení. Vizitkou každého člověka jsou i ruce a na to se často zapomíná.

Autoři:

Nejčtenější

Nad neplatiči nájmu může majitel snadno zvítězit, říká notář Neubauer

Radim Neubauer, prezident Notářské komory ČR

V Česku se množí případy, kdy majitel v dobré víře pronajme byt, ale z nájemníka se vyklube neplatič, který se navíc...

Nákupem přišel o tři tisíce. Viagogo si plní kapsy na náš úkor, říká

Ilustrační snímek

Nakupovat na internetu je pohodlné, rychlé a zpravidla i ušetříme. Pokud však narazíme na nepoctivý web, může nás nákup...

Šest pravidel, jak řídit svého šéfa, aby vás hodnotil lépe

Ilustrační snímek

Připusťme, že přímo řídit svého šéfa většinou nemůžeme. Schází nám k tomu potřebné páky. Co však řídit můžeme, je náš...

Suší maso pro vojáky i sportovce a chtějí dobýt Evropu

David Novák a Pavel Doležal z pardubické společnost Fine Gusto

Vypadají spíše jako studenti práv, přitom David Novák (28) a Pavel Doležal (30) založili a úspěšně řídí firmu Fine...

Dredy, piercing nebo tetování. Omezuje výstřední zevnějšek kariéru?

Ilustrační snímek

Přijít na pohovor ve vytahaném tričku nebo s tetováním na viditelném místě je pro některé uchazeče normální. Může...

Další z rubriky

Vymyslel a vyrobil unikátní krém, dnes prodává do celého světa

Ústecký farmaceut Jan Kostelník vyrábí vysoce ochranný minerální krém proti...

Jan Kostelník je rodák z Ústí nad Labem. Ještě mu není ani třicet a už ho díky projektu Amazinc! Skincare znají až v...

Nesehnal pro děti dobré lyže a snowboardy, teď je s úspěchem vyrábí

Roman Blažek

Sportovec a táta dvou dětí Roman Blažek nebyl spokojený s dětskými lyžemi, snowboardy a koly na trhu. A protože ho vždy...

Šest nejvýznamnějších českých podnikatelů: zakladatel Kiwi i kolega Edisona

Ilustrační foto

Pět mužů a jedna žena. Všechny proslavil nějaký nápad, který se stal základem pro jejich podnikání. Někteří se...

Jaké kryptoměny vybrat pro rok 2019? Objeví se nový Bitcoin?

Jaké kryptoměny vybrat pro rok 2019? Objeví se nový Bitcoin?

Kurzy.cz Zásadní otázkou při výběru kryptoměn pro rok 2019, kterou si musí každý investor položit, je, zda bude v roce 2019 stál...

Najdete na iDNES.cz