Umělá inteligence už dávno není jen hračka pro programátory nebo technologické firmy. Dnes může velmi prakticky pomoct téměř každému, kdo pracuje v kanceláři, administrativě, marketingu, HR, zákaznické podpoře nebo třeba obchodu. A často nejde o žádné složité technické využití. Naopak. Největší přínos bývá v rutinní kancelářské práci, v obyčejných každodenních úkolech, které zaměstnancům zabírají zbytečně moc času.
„Typickými příklady jsou psaní e-mailů, shrnování dokumentů, vytváření zápisů z porad, překlady do více jazyků nebo zpracování dat do přehledných reportů. Umělá inteligence dokáže během několika sekund projít desítky stran textu, vytáhnout hlavní body nebo připravit shrnutí,“ popisuje lektor Počítačové školy GOPAS Adam Petráček.
E-mail, který nemusíte psát půl hodiny
Jednou z nejpraktičtějších věcí, kde dnes AI pomáhá, je tak třeba běžná firemní komunikace. Pokud trávíte velkou část dne odpovídáním na e-maily, AI vám může výrazně pomoct.
Stačí stručně napsat, co potřebujete sdělit, a nástroj během několika sekund připraví profesionálně formulovaný e-mail. Dokáže upravit tón komunikace, zkrátit text, vytvořit formálnější variantu nebo například připravit odpověď v angličtině.
Důležité ale je, jak přesné zadání AI dostane. Jak upozorňuje Petráček, rozdíl mezi obecným a konkrétním pokynem bývá zásadní. „Čím přesněji popíšete, co potřebujete, tím kvalitnější bývá výsledek,“ vysvětluje.
Místo jednoduchého zadání – napiš odpověď klientovi – je proto lepší dodat kontext, tón i cíl zprávy. Například: napiš stručný, profesionální a přátelský e-mail klientovi, který reklamuje zpožděnou dodávku, omluv se, vysvětli důvod a nabídni nový termín doručení. Výsledek pak bývá výrazně přesnější a lépe použitelný.
Zubařina nabízí skvělou kariéru. Vyžaduje ale roky tvrdé práce |
Podobně fungují i zápisy z porad. Místo ručního přepisování poznámek může AI shrnout hlavní body schůzky, vytvořit seznam úkolů nebo připravit stručné manažerské shrnutí. Můžete nástroji zadat například shrnutí zápisu do pěti bodů, přípravu seznamu otevřených úkolů nebo návrh krátkého textu pro kolegy, kteří se schůzky neúčastnili.
Dokumenty a informace bez zdlouhavého hledání
Velmi užitečná bývá AI také při práci s dlouhými dokumenty, třeba když dostanete několikastránkovou smlouvu, interní směrnici nebo report. „Místo zdlouhavého procházení složek, prezentací nebo interních dokumentů dnes dokáže AI během několika sekund najít relevantní informace, vytáhnout konkrétní pasáže nebo připravit stručné shrnutí,“ popisuje Michal Španěl, manažer a datový analytik Jenpráce.cz, jednu z velkých výhod dnešních AI nástrojů při s informacemi a firemními podklady.
Praktické je to například ve chvíli, kdy hledáte starší podklady k projektu, potřebujete rychle pochopit obsah několika dokumentů nebo se zorientovat v rozsáhlých materiálech před poradou. AI v takovém případě může zafungovat jako osobní pracovní asistent, který pomáhá šetřit čas při běžné kancelářské administrativě.
Ani tady se ale nevyplatí zadávat úkol příliš obecně. Pokud například potřebujete rychle pochopit dlouhý interní materiál, nestačí jen napsat „shrň tento dokument“. Lepších výsledků často dosáhnete, když AI zadáte konkrétní úkol. Může například vytáhnout hlavní změny, rizika, termíny nebo úkoly pro konkrétní oddělení.
Prezentace, tabulky i Excel bez zbytečného stresu
Mnoho zaměstnanců dnes využívá AI rovněž při práci s prezentacemi nebo Excelem. Ani v tomto případě přitom o žádné pokročilé programování.
AI dnes zvládne navrhnout osnovu prezentace, připravit titulky, upravit texty do stručnější podoby nebo pomoci s grafickou strukturou jednotlivých slidů. Pokud si nevíte rady s formulací nebo strukturou prezentace pro klienta či vedení, může výrazně urychlit přípravu.
Stejně praktická je i práce s daty. Místo složitého hledání vzorců v Excelu můžete AI jednoduše napsat, co potřebujete spočítat nebo analyzovat. Nástroj vám často nejen vytvoří správný vzorec, ale zároveň vysvětlí, jak funguje. „Stejně tak umí projít například data v Excelu a najít zajímavé souvislosti, které umí mnohdy také atraktivně interpretovat,“ přidává další tip Petráček z GOPASu.
Máte už svého AI kouče? V praxi už mění životy lidí. Jak vypadá „rande“ s algoritmem? |
Právě proto zaměstnanci, kteří pracují s větším množstvím dat, reportů nebo administrativy, vidí v AI největší časovou úsporu. Umělá inteligence jim totiž může pomoct připravit přehled, navrhnout strukturu reportu nebo vysvětlit, co z čísel vyplývá. Výsledky je ale potřeba vždy ověřit, zejména pokud se pracuje s daty, výpočty nebo závěry, podle kterých se má firma rozhodovat.
Drobné časové úspory, které se sčítají
Další praktické využití AI se týká organizace práce a každodenní operativy. AI vám dobře poslouží například také pro přípravu seznamů úkolů, plánování pracovního dne nebo rychlé vytvoření podkladů pro schůzky.
Užitečná je i při úpravách textů. Dokáže během chvíle zkrátit dlouhý dokument, přepsat složitý text do srozumitelnější podoby nebo upravit styl komunikace podle konkrétní situace. Právě tyto drobné každodenní úspory času mohou ve výsledku přinést největší efekt.
AI tak nemusí firmě hned měnit celý provoz. Často stačí, když zaměstnancům pomůže rychleji zvládnout rutinní práci, která se opakuje každý den. Pokud díky ní člověk ušetří několik minut u e-mailu, další čas při přípravě schůzky a další při shrnutí dokumentu, za týden už může jít o hodiny práce.
Firmy už AI běžně používají. A nejen technologické
To, že AI není jen teorie, potvrzují i české firmy, které ji dnes používají v běžném provozu. Například společnost Premium Barefoot, provozující e-shop naBOSo.cz, využívá AI při tvorbě textů, zákaznické komunikaci, práci s fotografiemi i datovou analytikou. „Největší přínos má v efektivitě a úspoře nákladů. Díky možnostem, které máme, dokážeme zákazníkovi mnohem více přiblížit, jak vypadá produkt nebo jej lépe a autentičtěji popsat,“ říká spolumajitel firmy Ruslan Skopal.
Podle něj AI jejich zaměstnancům nejvíce pomáhá hlavně v rutinních úkolech, které se neustále opakují. Díky tomu mají více prostoru na kreativnější nebo důležitější práci.
AI dnes intenzivně využívají také platformy dodávající služby řemeslníků, jako jsou například Žaluzieee.cz a Malujemeee.cz. „Nebereme AI jako trend, ale jako nástroj, který má reálně zrychlit procesy, zlepšit zákaznickou zkušenost a uvolnit lidem ruce pro práci, kde je potřeba lidskost, kreativita a rozhodování,“ vysvětluje ředitel těchto specializovaných platforem Marek Pščolka.
Když home office vyčerpává: zaměřte se na světlo a stínění |
V každodenní praxi jim tak AI pomáhá například s marketingem, tvorbou obsahu zákaznickou komunikací, reportingem nebo organizací interních procesů.
Velmi aktivně AI zapojuje i e-shop Trenýrkárna.cz. Firma ji využívá nejen v marketingu, ale i při překladech, práci s daty, administrativě nebo tvorbě vizuálů. „AI nám výrazně zvyšuje produktivitu a urychluje procesy napříč firmou. Největší přínosy vidíme v úspoře času zaměstnanců, snížení nákladů a rychlejší práci s daty a analytikou,“ popisuje spolumajitel společnosti Adam Rožánek.
Jak s AI začít, i když nejste technický typ
Dobrá zpráva je, že dnes už většina AI nástrojů nevyžaduje v podstatě žádné technické znalosti. Stačí umět formulovat zadání podobně, jako byste úkol vysvětlovali kolegovi.
Začít můžete velmi jednoduše: nechte si pomoct s e-mailem, zkuste shrnout dlouhý dokument, požádejte AI o osnovu prezentace, nechte si vysvětlit excelový vzorec, zkuste vytvořit stručný zápis z porady nebo požádejte o návrh textu či překladu.
Podle odborníků je nejdůležitější hlavně praktické zkoušení. „Nejlepší cesta je kombinace kurzů a praktického zkoušení nástrojů. Technologie se mění velmi rychle, takže je důležité spíš získat základní orientaci a naučit se AI používat v praxi než studovat složitou teorii,“ doporučuje Adam Petráček z GOPASu.
Programátoři, kteří odmítnou umělou inteligenci, ztratí hodnotu, říká šéf IT firmy |
Právě schopnost dobře zadat úkol bude podle expertů stále důležitější. „AI není ani dobrá ani špatná, ale umocňuje schopnosti svého uživatele,“ zastává názor Petráček. Výhodu tak budou mít hlavně lidé, kteří se naučí AI správně zadávat úkoly, kriticky vyhodnocovat výsledky a používat ji jako praktického pomocníka při každodenní práci.
Důvěřuj, ale prověřuj
Odborníci totiž upozorňují, že AI není bezchybná. Výsledky je potřeba kontrolovat a kriticky vyhodnocovat. „AI je velmi rychlá, ale ne vždy stoprocentně přesná. Je dobré ji brát jako asistenta, který pomáhá návrh připravit nebo zrychlit práci, ale finální kontrola by měla zůstat na člověku,“ zdůrazňuje Petráček.
Stejně důležitá je podle Michala Španěla následná kontrola výstupů. Pokud AI připravuje shrnutí dokumentu nebo pracuje s čísly v Excelu, je potřeba ověřit, zda správně pochopila zadání a nepřehlédla důležitý detail. U e-mailů je vhodné zkontrolovat tón komunikace nebo formulace, které by mohly působit příliš strojeně či nepřesně. U dat a reportů je zase důležité ověřit čísla, výpočty nebo interpretaci výsledků.
U shrnutí dokumentů může AI někdy vynechat podstatnou informaci nebo naopak zdůraznit méně důležité části. Výstupy AI je proto lepší brát jako velmi rychlý první návrh, který člověku ušetří čas při přípravě a organizaci práce, ale konečné rozhodnutí by mělo zůstat na zaměstnanci.
Velkým tématem je také bezpečnost dat. Rozhodně byste nikdy neměli bez rozmyslu nahrávat do veřejných AI nástrojů citlivé firemní dokumenty, osobní údaje nebo interní informace. Řada firem proto dnes zaměstnance školí nejen v používání AI, ale i v tom, jak správně pracovat s daty a kde jsou limity těchto nástrojů.
