Základní pravidla pro přiznání příspěvku na dovolenou vysvětluje Markéta Szotkowská, daňová expertka V4 Group.
Příspěvek na dovolenou patří mezi zajímavé firemní benefity, musí ho zaměstnavatel poskytnout všem zaměstnancům?
Příspěvek na dovolenou může zaměstnavatel poskytnout pouze určeným zaměstnancům, nemusí ho přiznávat paušálně všem zaměstnancům. Nicméně musí respektovat zásadu rovného zacházení se zaměstnanci, kterou stanovuje zákoník práce.
Co je předpokladem, aby zaměstnavatel mohl tento benefit svým zaměstnancům nabídnout?
Pro přiznání nároku na příspěvek na dovolenou musí být stanovena určitá pravidla, a to nejlépe ve formě vnitropodnikové směrnice. Směrnice v tomto ohledu umožňují formálně dodržovat zákony, řídí každodenní činnosti na pracovišti, chrání zaměstnance i zaměstnavatele. Se zněním vnitropodnikových směrnic by měl být zaměstnanec obeznámen. To znamená, že i pan Marek by měl znát, za jakých podmínek příspěvek na dovolenou získá.
Jaké informace by měla směrnice obsahovat?
Vnitropodniková směrnice, která řídí udělování příspěvku na dovolenou, by měla obsahovat informace, kdo má nárok čerpat příspěvek, na co konkrétně a v jaké formě bude příspěvek čerpán. Zásadní informace, která by se ve směrnici měla objevit, se týká především dokladů a jejich proplácení. Proto je nutné, aby se pan Marek se směrnicí seznámil, případně si připomněl její znění.
K jakému problému mohlo dojít, že zaměstnavatel odmítl příspěvek vyplatit?
Například pokud si pan Marek zakoupil zájezd k moři sám, pak mu cestovní kancelář vydala fakturu, kde je jako odběratel uveden právě pan Marek.
V takovém případě nastává zásadní problém. U tohoto typu zaměstnaneckého benefitu je velmi důležitá forma, v jaké musí být poskytnut. Musí se jednat o nepeněžní příspěvek, tedy je vyloučená možnost, že by si zaměstnanec sám dovolenou zaplatil, a zaměstnavatel mu peníze až poté zaslal. Tím, kdo takovýto zájezd zakoupí, musí být jednoznačně zaměstnavatel.
Pokud by zaměstnavatel přistoupil k proplacení dovolené, i když faktura zní na zaměstnance, jednalo by se o peněžní příspěvek na dovolenou. Ten se automaticky stává součásti mzdy a veškeré výhody takovéhoto příspěvku jsou nenávratně ztraceny.
Jaké jsou výhody nepeněžního příspěvku?
Na straně zaměstnance je nepeněžní příspěvek osvobozen, jak od daně z příjmů, tak od odvodů na sociální a zdravotní pojištění, a to až do výše 20 tisíc korun za rok.
Co by si měl zaměstnavatel zkontrolovat, aby předešel případným problémům?
Firma si musí ohlídat především to, zda je faktura vystavena na zaměstnavatele, a to se všemi náležitostmi. Ideální je, aby se v textu faktury objevilo jméno zaměstnance a bylo tedy jasné, že se jedná o zájezd pro konkrétního zaměstnance.
Vždy je nutné prověřit i firmu, která vystavuje fakturu za rekreaci. Evidentně například nelze očekávat, že instalatérská společnost poskytne rekreaci.
Co když ale zájezd stojí více než 20 tisíc korun? Jak to řešit?
V případě, že je částka zájezdu vyšší než 20 tisíc korun, je vhodnější, aby zaměstnanec nejdříve doplatit rozdíl hotově nebo na účet zaměstnavatele a až poté celou částku platí zaměstnavatel cestovní kanceláři.
Může se zaměstnanec nějak bránit, když mu firma odmítne příspěvek na dovolenou přiznat?
Může, ale jen v případě, pokud bude zaměstnanec respektovat pravidla stanovená svým zaměstnavatelem a splní všechny požadavky z jeho strany. Příspěvek lze bezpodmínečně nárokovat právě s odvoláním na splnění požadavků vnitropodnikové směrnice.
V případě pana Marka šlo o fakturu vystavenou nikoliv na jeho zaměstnavatele, ale na jeho jméno. Dá se to nějak napravit?
Pan Marek by mohl zkusit požádat cestovní kancelář o opravu faktury, daňového dokladu, kdy by místo pana Marka byl uveden ve faktuře přímo zaměstnavatel. Pokud panu Markovi směrnice nárok přiznává, měl by mít po opravě faktury plný nárok na příspěvek na dovolenou.
