Základem úspěšné prezentace, a to v jakékoli oblasti, je vědět, co chcete říci a čeho svým sdělením chcete docílit. Jen tak totiž dosáhnete toho, že vaše prezentace bude jasná a srozumitelná.
Důležité je i to, aby prezentace měla určitou strukturu a byla rozdělena do několika navazujících bodů, aby byla pro posluchače přehlednější. Když víte, na jaké hlavní body se v ní chcete soustředit, vyvarujete se většinou i toho, že vaše vystoupení bude příliš dlouhé a nebudete se opakovat.
Na body, ze kterých se prezentace sestává, je přitom třeba upozornit již na jejím začátku. Odvolávat byste se na ně však měli i v jejím průběhu a znovu je zopakovat i v jejím závěru.
Jak prezentaci zahájit
Na začátku prezentace je třeba posluchače zaujmout, nejlépe tím, že je upozorníte, jaký význam pro ně vaše sdělení má. Tomu, co je pro ně důležité, věnují totiž lidé zcela přirozeně větší pozornost.
Jan Urban (1953)
 |
K získání pozornosti vám může na počátku vystoupení pomoci i krátká pauza před vlastním zahájením. Ta vás navíc může v případě trémy i trochu uklidnit. Pozornost vyvolá například vtipná poznámka, pronesená během několika prvých vět, otázka, která posluchače přinutí k zamyšlení, zajímavý údaj, nečekané prohlášení či krátký příběh. Příkladem je poznámka: „Pokusím se být stručný. Říká se, že je lepší, když vystupující odejde dříve, než jeho posluchači“ nebo „Půjdu hned k věci. Nemohu se dočkat, až uslyším, co vám řeknu“.
V případě nedůvěřivého publika může být na místě si je na počátku prezentace trochu naklonit. Získat si je můžete tím, že jim za účast poděkujete, ale i tím, že vyslovíte názor, na němž se s přítomnými velmi pravděpodobně shodnete. Například slovy: „Myslím, že se shodneme v tom, že…“.
Máte-li před vystoupením trému, lze použít autosugesci: představit si, jak své vystoupení absolvujete bez jakýchkoli problémů. Například tak, že hovoříte hlasitě, jasně a s plnou sebedůvěrou a vaši posluchači chtějí, aby vaše vystoupení bylo zajímavé. K potlačení úvodní nervozity přispívá i hluboké dýchání, které naše emoce ochlazuje.
Jak neztratit pozornost
Pozornost publika je třeba nejen získat, ale i udržet. Předpokladem je zřetelně artikulovat, nemluvit příliš rychle ani pomalu a své vystoupení prokládat určitými změnami.
Řečník, který hovoří příliš pomalu, vyvolává dojem, že neví, co říci, nebo že mu hlavní potěšení přináší možnost naslouchat sám sobě. Kdo mluví příliš rychle, budí naopak dojem, že je nejistý, a chce mít své vystoupení rychle za sebou. Příliš rychlé tempo řeči nedává navíc posluchačům možnost se nad sdělením dostatečně zamyslet.
K udržení pozornosti pomáhá i střídavý oční kontakt s jednotlivými členy publika, který jim dává najevo, že se o každého z nich osobně zajímáte.
Nejdůležitějším předpokladem udržení pozornosti jsou však nejrůznější změny, kterými své vystoupení prokládáte. Může jít o pohyb, například změnu místa na pódiu, přiměřená gesta a mimiku, občasnou změnu tónu hlasu a rychlosti řeči, krátkou chvíli mlčení apod. Tyto změny udržují pozornost, a mohou upozorňovat i na důležité skutečnosti vašeho sdělení. Slouží tak i k jejich zdůraznění. Navíc podporují dojem, že o své sdělení máte skutečný zájem.
Na monotónní sdělení, bez jakýchkoli změn, se posluchači naopak soustředí jen velmi obtížně. Většinou tak o ně dříve či později ztratí zájem. Platí to především o pasážích, které budete číst. Pozornost posluchačů ztratíte i v situacích, kdy je vystoupení složité, plné nepodstatných podrobností či zbytečně odborných termínů. Ztratíte ji i tehdy, když budete bez energie, působit unaveně a svou prezentaci pronášet bez většího zaujetí pro věc.
Ke ztrátě pozornosti mohou vést i některé nevědomé zvyky, například sklon „hrát“ si během řeči s určitými předměty a často opakovat stejná slova. Nejčastěji jde o „výplňová“ slova typu „ prostě, vlastně, tedy, jakoby, jak říkám apod.“
Jak přesvědčit
K přesvědčivosti pomáhá, když s posluchači navodíte určitý emocionální vztah. Například tím, že ukážete, že k věci, o které mluvíte, máte sami určitý citový vztah. Sdělení je navíc třeba posluchačům přizpůsobit; pokud je příliš neznáte, je vhodné si před vystoupením o nich získat určité informace, které vám umožní mluvit způsobem, kterému rozumějí.
Přesvědčivost zvyšují však především konkrétní příklady, příběhy či osobní zkušenosti. Názorná sdělení vnímají totiž posluchači snáze, a lépe si je i pamatují. Méně přesvědčivá bývají naopak sdělení, která jsou předem podrobně připravená, a postrádají jakoukoli spontánnost.
Jestliže očekáváte při prezentaci námitky nebo nesouhlas, je třeba se na ně připravit, nejlépe tak, že je do svého vystoupení zahrnete. Například slovy „Vím, že někteří z vás si myslí, že…“ nebo „Dovolte mi, abych na tyto názory reagoval.“ Na téměř jisté výhrady publika můžete přitom reagovat již v úvodu vystoupení.
Na odlišné názory posluchačů nereagujte podrážděně. Spíše je vhodné dát najevo, že s nimi sice nesouhlasíte, ale jejich vzniku rozumíte. Svou přesvědčivost zpravidla nesnížíte ani tím, že připustíte, že neznáte odpověď na všechny otázky. Vaše důvěryhodnost tím naopak spíše stoupne.
Přesvědčivost prezentace zvyšuje i přirozená neverbální komunikace. Tedy ta, která je v souladu s obsahem sdělení a nepůsobí uměle. Jejím opakem je neverbální komunikace, která je strnulá a strojená, například úsměv v situaci, kdy hovoříte o něčem, co k němu nedává důvod.
Čím se řídit
Prezentaci se nesnažte učit nazpaměť a písemně byste měli mít poznamenány jen hlavní body. V opačné situaci se totiž zbytečně stresujete tím, že text zapomenete, což zvýší pravděpodobnost, že k tomu skutečně dojde. Své sdělení soustřeďte na to, co vaši posluchači potřebují vědět, a nikoli na to, co zajímá vás. Mluvit byste neměli ani o věcech, o kterých nevíte o moc více, než chcete říci.
Pokud během vystoupení stojíte, buďte vzpřímení a udržujte bradu vzhůru. K posluchačům se nikdy neobracejte zády, ani tehdy, když je chcete upozornit na text či obrázek, který při vystoupení promítáte. Když používáte vizuální pomůcky (obrázky či „slajdy“), nesnažte se je příliš zatížit textem ani barvami. Prezentaci tvoříte vy, nikoli to, co promítáte. Na obsah „slajdů“ ve své řeči upozorněte, jejich obsah však přímo nečtěte.
Za formální chyby při svém vystoupení se neomlouvejte: vaši posluchači si jich velmi pravděpodobně nevšimli. Nezapomeňte se občas usmát a nebraňte se otázkám. Když je vaše vystoupení delší, snažte se posluchače do něj vtáhnout, a dát jim možnost vyjádřit své názory. Pokud žádné otázky nekladou, pak je k tomu povzbuďte.
Jak prezentaci zakončit
Prostor pro otázky či nejasnosti je třeba dát především na závěr vystoupení. Teprve po nich je vystoupení vhodné shrnout, a to s využitím bodů, které jste uvedli v úvodu.
Důvodem, proč shrnutí provést až po otázkách, je, že závěr vystoupení se posluchačům (podobně jako jeho zahájení) vryje do paměti. Závěr prezentace byste proto měli mít pod kontrolou. Zabráníte tak nebezpečí, že si z ní účastníci nezapamatují, co by měli, ale spíše otázky, které s ní příliš nesouvisely. Posluchačům proto můžeme například říci: “Odpovím nejprve na otázky, a poté své vystoupení krátce shrnu.“
Při shrnutí je pak vhodné jednotlivé body sdělení nejen zopakovat, ale uvést i do vzájemných souvislostí.
