Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Možná jste o něm nikdy neslyšeli. Přesto byste měli zbystřit. Právě díky jeho novele, která nabude účinnosti 1. ledna 2023, se možná zařadíte mezi ty, jimž bude naprosto automaticky zřízena datová schránka. Ta totiž velmi výrazně rozšiřuje okruh osob, které ji budou mít povinně. Koho konkrétně se novinka týká a co z toho plyne, vysvětluje David Urbanec, partner advokátní kanceláře DUNOVSKÁ & PARTNERS.
Kdo všechno se má připravit na to, že mu zřídí zcela automaticky datovou schránku?
Všichni podnikatelé, kteří ještě datovou schránku nemají. Tedy podnikající fyzické osoby či chcete-li OSVČ. Z právnických osob například spolky, nadace, ústavy, SVJ či obecně prospěšné společnosti (o.p.s.). Datová schránka bude automaticky zřízena také všem fyzickým osobám, které sice nejsou podnikateli, ale použijí prostředek pro elektronickou identifikaci. Jakmile například někdo využije svoji bankovní identitu k podání daňového přiznání, nebo přes ní požádá třeba o obnovení řidičského průkazu, bude mu bez dalšího datová schránka zřízena. Počítat s touto novinkou tak musí například i mnoho zaměstnanců.
Kdy přesně budou datové schránky zřízeny a jak k nim člověk získá přístup?
Mělo by k tomu dojít v průběhu prvního čtvrtletí roku 2023. V tomto období bude Ministerstvo vnitra rozesílat přístupové údaje k datovým schránkám, a to výlučně do vlastních rukou. U právnických osob budou tyto údaje adresovány členům jejích statutárních orgánů, tj. například jednatelům nebo členům představenstva. Nepodnikající fyzické osoby, říkejme zjednodušeně nepodnikatelé, popř. i zaměstnanci či pracující studenti, dostanou na zřízení datové schránky upozornění při prvním použití prostředku pro elektronickou identifikaci.
Kdy se datová schránka stane plně funkční?
Prvním přihlášením, nejpozději však patnáctým dnem po doručení přístupových údajů.
Musí každý, na koho se nová legislativa vztahuje, datovou schránku opravdu používat? Nebo je zde nějaká možnost se z této povinnosti „vymanit“?
Možnost datovou schránku vypnout, respektive ji znepřístupnit, tu je. Ale je vyhrazena pouze pro nepodnikatele. Tento úkon bude možné provést přímo v nastavení datové schránky. Pro podnikající fyzické osoby a právnické osoby zákon takovou možnost nepřipouští. Datová schránka jim tak bude sloužit podobně jako listovní poštovní schránka. Bude tedy v jejich zájmu, aby se s elektronickými písemnostmi, které jim do datové schránky přijdou, včas seznámili.
Mgr. David Urbanec
|
Pro jaké úkony budou muset podnikatelé datovou schránku použít vždy?
Zákonná povinnost se váže například na podávání daňového přiznání. Pokud by podnikatel podal přiznání k dani z příjmu v listinné podobě, finanční úřad jej nejdříve vyzve k nápravě. Pokud jej ani poté nepodá dodatečně datovou schránkou, může mu finanční úřad uložit pokutu ve výši tisíc korun.
Datové schránky slouží od jejich počátků především pro komunikaci s úřady a dalšími oficiálními institucemi. Jak je to ale s možností posílání zpráv mezi soukromoprávními subjekty?
Od začátku letošního roku zákon automaticky umožňuje všem osobám používat datové schránky i pro zasílání a přijímání tzv. poštovních datových zpráv. Jedná se o datové zprávy, které odesílá fyzická nebo právnická osoba jiné fyzické či právnické osobě, tj. v rámci komunikace mezi soukromými subjekty.
Funguje toto automaticky, nebo může podnikatel pro zprávy soukromoprávní povahy schránku vypnout?
Taková možnost platí opět pouze pro nepodnikatele. To, zda má konkrétní nepodnikající fyzická osoba příjem poštovních datových zpráv vypnut či nikoliv, je možné zjistit online přímo v seznamu držitelů datových schránek.
Je používání datových zpráv nějak zpoplatněno?
Poplatky jsou stanoveny především pro zasílání poštovních datových zpráv, tj. datových zpráv zasílaných mezi soukromými subjekty. Poštovní datová zpráva je vlastně elektronickou obdobou doporučené zásilky poskytované Českou poštou. Za odeslání jedné poštovní datové zprávy je účtován poplatek ve výši 5 korun včetně DPH. Příjem těchto zpráv je zdarma.
Je možné datovou zprávou odesílat jakékoliv dokumenty?
Určitá omezení zde jsou. Stanoven je například limit pro velikost jedné datové zprávy nebo přípustné formáty odesílaných dokumentů. Ačkoliv datové schránky umožňují přenos souborů různých typů, doporučuji používat přílohy v obecně rozšířených formátech, jako je .pdf.
Řada lidí se doposud datové schránce bránila, a to kvůli řadě problematických aspektů. Obavy panují například z fikce doručení. Jsou na místě?
Fikci doručení nelze vnímat jako past na majitele datových stránek, ale primárně jako nástroj proti nežádoucím obstrukcím při doručování zásilek.
Jaká zde tedy platí pravidla?
Na základě tzv. fikce doručení se dokument zaslaný datovou schránkou považuje za doručený desátým dnem od jeho dodání do datové schránky. A to bez ohledu na to, zda se do datové schránky později přihlásíte a s dokumentem seznámíte či nikoliv. Pro majitele datové schránky je tak zásadní, aby ji průběžně kontrolovali. Jedině tím lze předejít tomu, aby z jejich strany nedošlo ke zmeškání některé důležité lhůty, například lhůty pro podání odvolání či lhůty k vyřízení reklamace, což by mohlo mít nepříznivé následky.
Platí fikce doručení pro všechny zprávy, nebo jen pro ty „úřední“?
V současné době platí již pro všechny datové zprávy, tedy i pro poštovní datové zprávy, které si mezi sebou pošlou soukromé osoby či firmy. Pokud vám například obchodní partner zašle odstoupení od smlouvy nebo předžalobní výzvu datovou schránkou, bude vám dokument účinně doručen desátým dnem, přestože si jej nevyzvednete. Jako adresát nebudete mít možnost namítat, že jste se do datové schránky nepřihlásil a dokument nečetl. Doporučuji proto kontrolovat datové schránky alespoň jednou týdně a nastavit si zasílání upozornění na doručení datové zprávy na email nebo prostřednictvím SMS, což je služba, kterou datové schránky poskytují zdarma.
Je ještě něco důležitého v souvislosti s pravidly pro doručování datovou schránkou?
Upozornil bych především na okamžik doručení dokumentu protistraně v případě, že jej zasíláte s úmyslem stihnout nějakou lhůtu. Například vůči svému obchodnímu partnerovi, bance, pojišťovně a podobně. Zatímco u doručení datové zprávy orgánu veřejné moci je soudy judikováno, že k doručení dochází již okamžikem dodání datové zprávy do datové schránky takové instituce, tedy prakticky okamžitě po odeslání, u soukromoprávních subjektů je situace odlišná. Tady musí odesílatel počítat s tím, že okamžikem doručení dokumentu druhé straně se rozumí až přihlášení příjemce do datové schránky nebo fikce doručení. Jinými slovy, pokud chcete mít v soukromoprávních vztazích jistotu, že odeslaný dokument bude doručen druhé straně ve stanovené lhůtě, doporučuji odeslat datovou zprávu nejméně s jedenáctidenním předstihem před uplynutím příslušné lhůty.
Je možné se nějak bránit fikci doručení? Třeba kdyby byl člověk delší dobu pryč nebo například hospitalizovaný v nemocnici?
U „úředních“ datových zpráv (doručovaných ze strany orgánů veřejné moci) je možné se za určitých podmínek domáhat toho, aby doručení fikcí nebylo vůči příjemci datové zprávy účinné. Například podle občanského soudního řádu lze neúčinnost doručení navrhnout v případě, pokud se daný člověk nemohl z omluvitelného důvodu s písemností seznámit. Podle správního řádu je pak potřebné prokázat, že si adresát pro dočasnou nepřítomnost nebo z jiného vážného důvodu nemohl bez svého zavinění datovou zprávu v příslušné lhůtě vyzvednout.
Fikce doručení se neuplatní také v případech, kdy je takové doručení v příslušném právním předpisu vyloučeno. Jedná se například o doručení usnesení o zahájení trestního stíhání obviněnému a jiných písemností podle trestního řádu.
Jako další komplikaci lidé často vidí fakt, že zprávy z datové schránky po určité době zmizí. Jaké možnosti se pro archivaci datových zpráv nabízí?
Nejjednodušší je datovou zprávu a potvrzení o odeslání a doručení stáhnout do počítače a uložit. Dokumenty lze stáhnout ve formě .pdf nebo ještě lépe jako .zfo, která dokonce umožňuje jednotlivé odeslané soubory znovu otevřít a zobrazit. Další možností je přesunout datové zprávy do datového trezoru České pošty. Službu datového trezoru je však třeba nejdříve aktivovat a je zpoplatněna. Na trhu existují i další zpoplatněné služby, které nabízejí nástroje pro správu datové schránky a archivaci datových zpráv. Ty mohou být vhodné především pro společnosti, které dostávají a odesílají velké množství datových zpráv.
Velmi rozšířené jsou různé formy podvodů v rámci elektronické komunikace, v internetovém bankovnictví a podobně. Stejně tak se mohou lidé obávat i zneužití přístupových údajů do datové schránky. Na co si dát v tomto směru pozor?
Platí zde podobná doporučení jako v jiných případech. Majitel datové schránky by měl své přístupové údaje dostatečně střežit a zautomatizovat si mechanismy pro jejich ochranu. Například průběžně měnit v nastavení datové schránky své přístupové heslo, nesdělovat údaje jiným než důvěryhodným osobám a podobně. V případě podezření na zneužití přístupových údajů je možné požádat také o jejich zneplatnění, a to například na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT. Při využití této možnosti vám budou zaslány nové přístupové údaje buď elektronicky na určenou emailovou adresu, nebo poštou do vlastních rukou adresáta.
Máte zkušenosti ještě s nějakými dalšími problematickými aspekty při používání datových schránek?
Úskalí se může vyskytnout mnoho. Kromě toho, o čem jsme již hovořili, je hojně diskutovanou problematikou také zastupitelnost při používání datové schránky, tj. zda a za jakých podmínek může mít do vaší datové schránky přístup někdo jiný. Třeba během vaší dovolené či nemoci.
A je zde taková možnost?
Ano. Systém datových schránek umožňuje udělit různým osobám různá oprávnění při správě datové schránky. Po přihlášení do datové schránky tak lze v rámci nastavení ustanovit tzv. pověřenou osobu nebo více pověřených osob a vymezit jejich oprávnění. Pověřené osobě následně přijdou vlastní přihlašovací údaje do datové schránky a všechny úkony, které v datové schránce učiní, budou zaznamenávány pod jejími identifikačními údaji. Ustanovení pověřené osoby je vhodné zejména v organizacích, kde správu datové schránky zajišťují asistentky. Asistentce je například možné udělit pouze oprávnění číst přijaté zprávy nebo i oprávnění datové zprávy odesílat.
