Mnoho podnikatelů k práci nepotřebuje víc než laptop, mobil a internetové připojení. Nejsou tak závislí na jednom místě výkonu samostatné výdělečné činnosti, ale mohou si svou „kancelář“ nosit s sebou v podstatě kamkoli. Třeba na rodinnou dovolenou nebo na chalupu.
Co se dá uplatnit zcela a co částečně?
Některé náklady lze uplatnit bez problémů, například notebook, mobil, platby za internet nebo data v mobilu či cloudové služby. Jak je to ale s dalšími výdaji, které přesun pracoviště do dovolenkové destinace vyžaduje?
Mezi daňově uznatelné náklady se dá započíst to, co prokazatelně slouží k dosažení nebo udržení příjmů z podnikání. U věcí nebo služeb, které OSVČ používá zároveň pro práci i pro soukromé účely, se dá do daňově uznatelných nákladů zahrnout jen poměrná část. Jaká?
„Důležité je, aby byl zvolený způsob výpočtu logický, přiměřený a bylo možné jej doložit,“ říká ředitelka UOL Účetnictví Jana Jáčová. Podklady, které podnikatel použije pro stanovení poměru podnikatelského využití jednotlivých výdajů, je důležité si schovávat. Stejně jako smlouvy, faktury či účtenky. Kontrola z finančního úřadu může totiž přijít i po třech letech a výjimečně dokonce do 10 let.
Dovolená je pro Čechy „svatý grál“, mnozí si ji ale neumí užít. Pozor, aby měla efekt |
Kde Češi nejčastěji chybují?
- Do nákladů si zahrnují celý výdaj, ne pouze jeho část: Dva pracovní hovory z mobilu mezi desítkami soukromých ještě neznamenají, že si lze do nákladů zahrnout celý výdaj za roaming z exotické destinace. Podobné je to u domácí kanceláře. Výdaje za vytápění či energie si lze částečně zahrnout do nákladů, ale ne za celou domácnost.
- Nemají náležitě zdokumentováno pracovní využití služby či věci, kterou si zahrnuli do nákladů: Fotka otevřeného notebooku na hotelovém balkoně nestačí k tomu, aby se dalo ubytování zahrnout do nákladů. Kdo odletí k moři za rekreací a práce pro něj během toho představuje jen okrajovou aktivitu, ubytování a cestu si z daní odečíst nemůže. „Jiná situace nastává například při služební cestě, pracovním jednání s klientem, účasti na konferenci nebo dlouhodobém pracovním pobytu, kdy lze podnikatelský účel jednoznačně doložit,“ uvádí Pavel Janeček z Royal Bridge Partners.
- Pořídí si auto a zahrnou jeho provoz do nákladů: Pokud je používáno i pro soukromé účely, náklady se krátí podle toho, v jakém poměru je využíváno soukromě a pracovně. Nejlépe k doložení tohoto poměru slouží kniha jízd. Její vedení není sice povinné, doporučuje ho ale například i ministerstvo průmyslu.
- Myslí si, že skutečné výdaje si mohou odečíst z daní i tehdy, když používají výdajový paušál: Oba způsoby odečtu výdajů nelze kombinovat. „Výdajový paušál nahrazuje uplatňování skutečných nákladů, a proto si vedle něj nelze samostatně odečítat internet, energie, kancelářské vybavení ani další provozní výdaje spojené s výkonem podnikání. Řada živnostníků si tuto skutečnost neuvědomuje a domnívá se, že mohou oba způsoby kombinovat,“ uvádí Janeček. Dodejme, že na rozdíl od paušálního režimu daně, k němuž se podnikatelé přihlašují na daný rok vždy v lednu, se o uplatnění výdajového paušálu mohou rozhodnout až zpětně, ve chvíli, kdy podávají daňové přiznání za uplynulý rok.
- Neschovávají si potřebné doklady nebo v nich nemají pořádek: Spoléhají na to, že finančnímu úřadu se nemusejí překládat spolu s daňovým přiznáním. Přitom ale zapomínají, že finanční úřad může účetnictví kontrolovat i několik let zpětně. Potom hrozí spory, pokuty či doměření daně.
Být OSVČ a nikoliv zaměstnanec se vyplatí od jedné konkrétní částky |
Jak tedy správně uplatnit „letní“ náklady?
Vyznat se v pravidlech pro to, co se dá a nedá uplatnit, může být těžké. Ředitelka účetní firmy Jáčová ze své zkušenosti radí řídit se jednoduchým pravidlem: „Pokud si podnikatel není jistý, zda konkrétní výdaj skutečně souvisí s podnikáním, měl by si položit otázku, zda by jej vynaložil i v případě, že by nepodnikal. Pokud je odpověď ano, bude jeho daňová uznatelnost zpravidla obtížně obhajitelná.“
