Jste tesař a koupíte sekeru. Jste poradce a koupíte šanon a propisku. Vždy platí, že výdaje musíte být schopni odůvodnit. Kdyby poradce uplatnil v nákladech sekyru, bylo by to zvláštní a finanční úřad by při kontrole mohl požadovat vysvětlení. Co si ohlídat u dalších výdajů?
1. Nájem, energie, komunikace...
Máte-li provozovnu mimo bydliště, můžete si výdaje na nájem, vodu, elektřinu, internet... uplatnit celé. Když podnikáte z domácí adresy, stanovte rozumný poměr podnikatelských a soukromých nákladů. Ideální je se o tom poradit se svým správcem daně, abyste později nenarazili. Různé finanční úřady totiž mohou na konkrétní věc hledět odlišně. Vhodný poměr zvolte i u telefonního paušálu, těžko totiž budete úředníkům tvrdit, že máte jediný telefon a ten využíváte výhradně k firemnímu telefonování, protože soukromé hovory řešíte voláním z okna.
2. Dárky
Drobné pozornosti obchodním partnerům či klientům jsou daňově odůvodnitelné. Vejdou se sem propisky, hrnky, trička, diáře, powerbanky, flashky, vzorky vlastních výrobků... Musí však jít o předměty do maximální hodnoty 500 korun za kus. A co je důležité, musí být označené logem firmy.
Takže nejde jen tak koupit třeba kytici, předat ji na jednání dámě z partnerské firmy a výdaj označit jako podnikatelský. Nesmí jít rovněž o věci, které jsou předmětem spotřební daně (alkohol, cigarety..., výjimkou jsou tichá vína). Obdarované je třeba evidovat, u dražších dárků jmenovitě.
3. Automobil
Chcete-li provoz auta uplatnit jako náklad, musíte být přihlášeni k silniční dani a platit ji. A to i když vůz nemáte zapsaný v podnikatelském majetku, ale jezdíte svým soukromým nebo půjčeným. Jestli jste se do konce ledna 2021 nestihli k dani přihlásit, už si auto jako výdaj za loňský rok neuplatníte. Výše daně je u osobních automobilů 1 200 až 4 200 korun ročně, podle objemu motoru. Možnosti, jak automobil zahrnout do nákladů:
- Reálné výdaje podle dokladů
Je potřeba schovávat paragony. Za každý km lze připočíst náhradu ve výši 4,40 koruny (sazba pro osobní auta a rok 2021) na amortizaci. Spotřeba se počítá podle údaje v technickém průkazu. - Cestovní náhrady dle km
Není nutné si schovávat účtenky od benzinek, počítá se s cenami pohonných hmot danými vyhláškou pro rok 2021: 27,80 Kč/l benzinu 95 (od 19. 10. 2021 33,80 Kč/l) 31,50 Kč/l benzinu 98 27,20 Kč/l nafty 5 Kč/1 kWh elektřiny.
Za každý ujetý km lze přičíst základní náhradu, u osobních aut 4,40 koruny. Spotřeba se bere dle údaje v technickém průkazu. - Paušální výdaj za dopravu
Auto musí být evidované v majetku firmy. U vozů využívaných pouze ke služebním účelům lze uvést jako výdaj 5 000 korun za měsíc. Pokud automobil máte i k soukromým aktivitám, je možné využít snížený paušál 4 000 korun za měsíc. V paušálu se skrývají nejen náklady na pohonné hmoty, ale i parkovné.
4. Strava
Sami sobě můžete platit za jídlo jen u služební cesty mimo provozovnu. Při tuzemském výjezdu na 5 až 12 hodin je za rok 2021 nárok na stravné 91 korun, při akci trvající 12 až 18 hodin 138 korun, při cestě delší než 18 hodin až 217 korun. O cestách je třeba vést evidenci (datum, od–do, místo a důvod). Účtenky za pracovní oběd s klientem si do nákladů nedávejte. Museli byste prokazovat, že výdaje souvisely s následnou zakázkou, a to není jednoduché.
Daňové přiznání za rok 2021: využijte chytré interaktivní formuláře |
5. Vybavení
S technikou, nábytkem či stroji, které potřebujete k provozu, nebude problém, pokud podnikáte jinde, než bydlíte. Jako obvykle platí, že věci by měly mít smysluplné využití (jak co do počtu, tak co do luxusu). Okázalý nábytek, který projde advokátní kanceláři, bude podezřelý u švadleny či zámečníka. Pokud je místo podnikání shodné s vaším bydlištěm, budete výdaje dělit v poměru bydlím/podnikám – třeba když uděláte novou střechu či fasádu domu.
6. Oblečení
Ošacení se dá použít jako daňově uznatelný výdaj z podnikání, přesvědčíte-li úřad, že ho využíváte pouze ke své práci. Tady jsou trochu bity profese „kravaťáků“ – jako náklad lze snáz uznat montérky než zakázkový oblek. Budete muset papírovat – sepsat si směrnici o využití pracovních oděvů ve firmě (ano, i sami pro sebe, když jste OSVČ). Další podmínkou je, aby oblečení bylo viditelně a neodepnutelně označeno jménem a logem firmy.
Dokdy hrozí kontrola
Kontrola na účetnictví či daňovou evidenci může přijít do tří let od konce lhůty pro podání daňového přiznání.
Když se však v té době finanční úřad ozve s nějakým požadavkem na doměření daně, může se lhůta znatelně prodloužit – až na deset let od jejího počátku. Po celou tu dobu je třeba schraňovat všechny doklady o příjmech, výdajích, odpisech…
„Nevíte si rady? S účetnictvím vám pomůže účetní, s daněmi se obraťte na daňového poradce. S poradcem můžete odložit podání přiznání do konce června, účetní tuto možnost nemají. Daňový poradce má pro svou činnost pojištění ze zákona, účetní takovou povinnost nemá,“ uzavírá Blanka Marková ze společnosti Ekofi.cz.
