Špatné řízení SVJ nebo bytového družstva může být pohromou

Jak říká klasik: Chybovat je lidské a odpouštět je božské. Ale lze stejně nahlížet i na řízení bytových domů? Má statutární zástupce prostor chybovat? Bohužel, nemá!

V současné době je u nás asi 75 000 SVJ a přibližně 8 000 bytových družstev. Ne vždy je vedou zodpovědní a hlavně poučení správci. | foto:  Michal Sváček, MAFRA

Statutární zástupci jsou od nepaměti zatíženi odpovědností vyplývající z výkonu funkce a správy cizího majetku. Korunku celé situaci nasadila novela občanského zákoníku z roku 2014 (dále jen OZ), která „povýšila“ statutární zástupce na úroveň jednatelů standardních korporátních společností.

Další zajímavé články a návštěvy najdete v časopise Bydlení mezi panely.

Častou chybou se tak stává, že si samotní statutární zástupci neuvědomují míru odpovědnosti, kterou podle §159 OZ na sobě nesou. Jednají i nadále dle zažitých pravidel a v důsledku nevědomosti se dopouštějí přešlapů, díky kterým mohou přijít v krajních případech až o svůj majetek.

Role statutárního zástupce

Z důvodů vysoké míry odpovědnosti a velmi vysoké míry nevděčnosti samotných vlastníků vůči předsedovi samotnému se statutární role samotní vlastníci ujímají velmi málo. Současný trend profesionalizace role výkonu funkce statutára „profesionálními předsedy“ se stává novým standardem.

Ze statistik před čtyřmi roky vyplývá, že profesionální výkon se pohyboval na úrovni do deseti procent portfolia domů. Nyní jsme skoro na polovině.

I ze správců nemovitostí, kteří zastávali v minulosti výhradně roli technicko-ekonomického správce, se stávají volení statutární zástupci.

Někteří namítnou, že správce v roli statutára je jako udělat kozla zahradníkem, ale ruku na srdce: v současné době je na trhu kolem 75 000 SVJ a přibližně 8 000 bytových družstev. Není zatím v silách a kapacitách profesionálních předsedů řídit veškeré bytové domy profesionálně. Proto se ujímají výkonu funkce i správci, kteří včlení výkon do své činnosti.

Škála znalostí a kompetencí

V průběhu let jsme se na portále Sousede.cz potkali s tisíci statutárních zástupců společenství vlastníků nebo bytových družstev (dále jen SV a BD). Úroveň znalostí a kompetencí k výkonu statutární role je různá. Volení zástupci pocházejí většinou z řad běžných občanů, kteří v dobré víře zvednou ruku při volbě nového vedení a ani si neuvědomí, k jaké odpovědnosti se upisují.

Protože se stále potkáváme s předsedy, kteří nás oslovují se základními dotazy na chod SV, vznikl onboardingový seminář na tematiku cyklu SVJ a povinností předsedy SVJ v praxi, kterým ročně procházejí stovky zájemců.

Širokospektrálnost statutární role

Důležité je vysvětlit širokospektrálnost statutární role. Každý předseda si musí hlídat povinnosti z oblasti technické, ekonomické, administrativní, legislativní (právní), manažerské a společenskovědní.

Krátce se nyní dotknu každé z oblastí. Je jedno, zda jste laik nebo profík, povinnosti jsou stejné pro obě skupiny bez výjimky.

Povinnosti technické

• Běžná měsíční technická správa
• Opravy drobných závad
• Pravidelné kontroly a revize zařízení (podle plánu revizí)
• Aktualizace provozní dokumentace k technickým zařízením a celkově technologiím instalovaným v domě
• Aktualizace stavebně-technické dokumentace domu
• Plánování investic
• Řešení případných havárií a pojistných událostí

Povinnosti ekonomické

• Evidence příchozích faktur a proplácení dodavatelských služeb
• Evidence příchozích plateb od vlastníků/členů družstva
• Vymáhání pohledávek
• Správa CF a stavu výše fondu dlouhodobých záloh (fondu oprav)
• Rozúčtování a vyúčtování nákladů
• Vyhotovení účetní závěrky, její schválení na shromáždění a evidence v OR
• Plánování a tvorba rozpočtu

Povinnosti administrativní:

• Evidence skutečných vlastníků BJ podle katastru nemovitostí u SVJ, u BD podle nájemních smluv
• Evidence a správa smluv, jejich aktuálnost
• Aktuálnost pojistné smlouvy
• Evidence a správa čipových/klíčových systémů
• Evidence souhlasů s elektronickou komunikací a souhlasy GDPR
• Pokud máte uzavřené úvěry nebo dotace, pak dokládání čerpání a realizací
• Přístupy do klientských portálů, datové schránky, bankovních účtů atd.

Povinnosti legislativní:

• Hlídání novinek a zavádění nových povinností do chodu domu (viz směrnice EED, Green Deal, nové podmínky v rozúčtování tepla a TV, úprava cyklu výměny poměrových měřidel atd.)
• Insolvenční řízení – hlídat, zda některý z vlastníků neupadl do insolvence a zavčas se přihlásit k řízení a nárokovat dluhy vlastníka
• Aktualizace stanov podle platných zákonů a judikátů
• Držet aktuální prohlášení vlastníka
• Hlídání dodržování domovního řádu

K instalaci klimatizace na balkoně či lodžii potřebujete souhlas SVJ

Povinnosti manažerské:

• Transparentní komunikace s vlastníky a se správou nemovitosti
• Sdílení podkladů pro rozhodování na shromáždění
• Minimálně jednou ročně uspořádat shromáždění vlastníků (členskou schůzi)
• Informovat vlastníky o nových legislativních povinnostech
• Sbírání podnětů od vlastníků a jejich zpracování do strategie pro provoz domu
• Plánování investic s ohledem na dotační programy a hodnotu nemovitosti
• Řešení sousedských sporů na úrovni SVj
• Zadávání úkolů a koordinace aktivit výboru a případně kontrolní komise
• Komunikace a zastupování SVj/BD navenek s orgány státní správy a dodavateli
• Vypisování výběrových řízení na zakázky nad rámec pravomocí daných stanovami
• Odbavování úkolů zadaných shromážděním atd.

Povinnosti společenskovědní:

• Kultivace vnitřního prostředí v domě
• Komunikace mezi samotnými vlastníky a nastavení jejích pravidel
• Pořádání sousedských aktivit nad rámec běžné správy a komunikace

Ve výčtu povinností lze pokračovat. Cílem tohoto článku však není čtenáře vyčerpat, ale pouze nastínit, jak široké portfolio úkolů je v gesci každého statutárního orgánu a skromný výčet můžete použít jako check-list povinností statutára. Před nástupem do role by si měl nový statutár udělat audit každé z oblastí.

Předseda jako klíčový faktor úspěchu

Každý vlastník by si měl uvědomit, že ať bude roli statutára vykonávat profesionál nebo laik, cíl je stejný. Ústřední role předsedy je hlavně manažerská, koordinační a tmelící. Měl by se starat o to, aby byly plněny jak zákonné povinnosti, tak běžné úkoly správy.

Měl by zajistit, aby vlastníci měli nepřetržitý a intuitivní přístup k informacím a nemuseli je zdlouhavě hledat. Aby hlášení závad, které narušují chod domu, mohli jednoduše hlásit a vidět stav řešení.

Role předsedy tkví v tvorbě systému, ve kterém se transparentně komunikuje, spravuje dům, poskytují informace a podklady, rozhoduje o důležitých věcech a plánuje.

Ale ať jste v rukou kohokoli, vždy si zvolte jedno komunikační rozhraní, na kterém se budete společně setkávat a řešit problematiku správy domu. Nešvar osobních e-mailových schránek se již mnohokrát vymstil.

Nedobytnost informací po odstoupení statutára, nedejbože jeho úmrtí, je nákladný a nepříjemný moment pro celé SVJ. Uvědomte si, že spravujete majetek v řádech desítek až stovek milionů korun a je třeba mít k tomu odpovídající nástroje.

Více informací naleznete na www.sousede.cz

Další zajímavé články a návštěvy najdete v časopise Bydlení mezi panely